DDS Digital vai muito além de eliminar o papel
Do registro manual à gestão com dados, rastreabilidade e visibilidade.
DDS Digital: como digitalizar o Diálogo Diário de Segurança
DDS Digital vai muito além de eliminar o papel
Realizar o Diálogo Diário de Segurança faz parte da rotina de muitas empresas.
O desafio surge quando precisamos responder algumas perguntas simples:
Quem participou do DDS de ontem?
Quais equipes ainda estão pendentes?
Qual tema foi aplicado?
Onde está a evidência daquela atividade realizada há três meses?
Quantos DDS foram realizados em determinada unidade ou período?
Quando o processo é controlado por papel, planilhas, arquivos e diferentes responsáveis, conseguir essas respostas pode consumir um tempo considerável da equipe.
Por isso, digitalizar o DDS não deveria significar simplesmente substituir uma folha física por um formulário eletrônico.
A verdadeira transformação acontece quando o processo passa a produzir informações estruturadas para gestão.
Quais são as limitações de um DDS baseado em papel?
O papel pode cumprir muito bem a função de registrar que uma atividade aconteceu.
O problema aparece quando o volume aumenta.
Imagine dezenas ou centenas de colaboradores, diferentes equipes, turnos, líderes, unidades e temas.
A quantidade de registros cresce rapidamente.
Nesse cenário, alguns desafios começam a aparecer.
Falta de padronização
Diferentes líderes podem registrar as informações de maneiras diferentes.
Alguns campos ficam incompletos, informações são registradas de forma inconsistente e determinadas evidências podem simplesmente não ser coletadas.
Dificuldade de localização
Quanto maior o histórico, maior pode ser o esforço necessário para localizar um registro específico.
Baixa visibilidade
O papel registra o passado.
Mas dificilmente oferece ao gestor uma visão consolidada do que está acontecendo naquele momento.
Risco de erros e esquecimentos
Controles manuais dependem muito mais da disciplina operacional das pessoas.
Uma assinatura esquecida, um documento não arquivado ou uma informação registrada incorretamente pode gerar problemas futuros.
Digitalizar não significa apenas informatizar
Existe uma diferença importante entre três conceitos:
Digitalizar um documento.
Digitalizar um processo.
Gerenciar um processo digitalmente.
No primeiro caso, podemos simplesmente substituir a folha por uma tela.
No segundo, começamos a estruturar fluxo, responsáveis e informações.
No terceiro, os dados passam a gerar acompanhamento, indicadores e capacidade de decisão.
É exatamente aqui que um DDS Digital começa a demonstrar seu verdadeiro valor.
O que uma boa gestão de DDS deveria permitir?
Independentemente da tecnologia utilizada, algumas perguntas deveriam ser respondidas rapidamente.
1. Quem realizou o DDS?
O gestor deve conseguir identificar os participantes da atividade sem depender da localização de documentos físicos.
2. Quando e onde a atividade aconteceu?
Data, horário, equipe ou unidade ajudam a criar uma trilha histórica.
3. Qual tema foi aplicado?
Essa informação permite acompanhar os assuntos abordados e construir histórico.
4. Existem evidências?
Registros e evidências fortalecem a rastreabilidade do processo.
5. Existem pendências?
Uma gestão digital não deveria mostrar apenas aquilo que aconteceu.
Também deveria ajudar a identificar aquilo que ainda precisa acontecer.
Do registro para a gestão
É possível pensar em uma evolução simples:
Quanto mais madura a operação, menos a equipe precisa gastar tempo procurando informações e mais pode utilizar os dados para gerenciar o processo.
O caso da Procal: do controle manual à visibilidade em tempo real
Um exemplo dessa transformação aconteceu na Procal, cliente que utiliza o DDS Digital da Versive.
Ao renovarmos recentemente a parceria por mais um ano, perguntamos à responsável pelo projeto qual era a principal dificuldade existente antes da implantação.
A resposta foi:
“A principal dificuldade era a falta de controle e padronização. Havia muita coisa no papel, sujeita a erros e esquecimentos.”
A resposta é representativa de um problema bastante comum.
O DDS acontece.
Mas a gestão das informações geradas depois dele se torna o verdadeiro desafio.
Quando perguntamos qual foi o principal ganho percebido depois da implantação, a resposta foi:
“O maior ganho foi a visibilidade em tempo real e a organização dos processos, com mais segurança e rastreabilidade.”
Perceba que o benefício não foi simplesmente:
“Eliminamos papel.”
O ganho percebido esteve associado a:
Controle.
Organização.
Visibilidade.
Segurança.
Rastreabilidade.
É justamente essa mudança que diferencia informatização de transformação de processo.
5 perguntas para avaliar a maturidade do DDS da sua empresa
Faça este pequeno diagnóstico.
1. Você sabe, em tempo real, quais DDS foram realizados?
2. Consegue identificar rapidamente quem participou?
3. Todas as equipes seguem um processo padronizado?
4. Consegue recuperar facilmente registros antigos e evidências?
5. Possui informações consolidadas para acompanhar a execução?
Se a resposta for “não” para boa parte dessas perguntas, provavelmente existe uma oportunidade de evolução.
Como está a maturidade do DDS da sua empresa?
Se algumas dessas respostas ainda dependem de papel, planilhas ou procura manual de informações, talvez exista uma oportunidade de evolução.
Como começar uma digitalização do DDS?
A tecnologia deve entrar depois do processo.
Antes de escolher uma ferramenta, vale mapear:
Quem realiza o DDS?
Quem precisa participar?
Quais informações precisam ser coletadas?
Que evidências são necessárias?
Quem precisa acompanhar os resultados?
Quais indicadores são importantes?
A partir disso, é possível estruturar um processo digital que esteja realmente conectado à realidade da operação.
O objetivo final não é usar tecnologia
Quando perguntamos à responsável pelo projeto na Procal como ela resumiria o valor da solução em uma frase, recebemos uma resposta bastante objetiva:
“Traz controle, agilidade e confiança em uma rotina que antes era manual e falha.”
Talvez essa seja uma boa forma de avaliar qualquer projeto de transformação digital.
A tecnologia não deveria simplesmente acrescentar mais uma ferramenta ao cotidiano das pessoas.
Ela deveria:
reduzir esforço manual, organizar informações, aumentar a visibilidade e permitir melhores decisões.
Sua empresa ainda controla o DDS manualmente?
Faça um teste simples.
Se amanhã alguém solicitar:
“Preciso dos DDS realizados nos últimos 90 dias, com participantes e evidências.”
Quanto tempo sua equipe levaria para apresentar todas essas informações?
A resposta pode ser um excelente indicador do nível atual de maturidade da sua gestão.
A Versive possui uma solução de DDS Digital desenvolvida para ajudar empresas a estruturar esse processo com mais controle, padronização, rastreabilidade e visibilidade.
Se sua empresa estiver avaliando a digitalização dessa rotina, fale com nossa equipe e conheça a solução.
E se pedissem agora os DDS dos últimos 90 dias?
Sua equipe conseguiria apresentar rapidamente participantes, evidências, datas e registros?
Se a resposta exigir procurar arquivos, planilhas ou documentos físicos, existe espaço para evoluir essa gestão.